Recursos
Cómo elegir un software de gestión de equipamiento médico (CMMS) para hospitales
Un software de gestión de equipamiento médico (un CMMS o GMAO de equipamiento médico) se elige por lo que tiene que registrar: el inventario de equipos de cualquier marca, la hoja de vida de cada uno, el mantenimiento preventivo con sus vencimientos y las órdenes de trabajo del correctivo. No hay un «mejor» en abstracto: un CMMS de equipamiento médico, un CMMS generalista, el módulo de activos de un HIS o de un ERP y una planilla de cálculo resuelven partes distintas, y cada criterio se comprueba en una prueba con equipos propios, no en una ficha comercial. La OMS recomienda comparar el costo total y no solo la licencia: cuotas anuales, almacenamiento adicional, actualizaciones y asistencia técnica.
Antes de mirar productos, se define qué tiene que registrar el sistema
La OMS propone empezar por un estudio de viabilidad que defina el alcance y la función del sistema y qué datos necesita. En esa etapa se consideran la infraestructura informática, el sistema de gestión de tecnología que ya existe, la capacitación del personal, el número de centros que van a usar el sistema y la aceptación del personal (Sistema computarizado de gestión del mantenimiento, 2012).
Según la misma serie de la OMS, un CMMS siempre comprende el inventario y suele incluir el historial de reparaciones y mantenimiento, los procedimientos de mantenimiento preventivo, indicadores del desempeño de los equipos e información de costos. Qué es un CMMS y por qué GMAO nombra la misma categoría: Qué es un CMMS (y qué es un GMAO) en la gestión de equipamiento médico.
La norma empuja en la misma dirección. En Argentina, la Res. MSAL 2725/2023 pide un sistema de gestión y registros, «preferiblemente CMMS», que permita llevar el historial de cada producto médico activo (PMA), y un sistema informático para el inventario digital. Lo que pide cada país está en Qué registros de mantenimiento de equipos médicos exige cada país.
Cuatro tipos de solución, cuatro resultados distintos
Bajo «software de gestión de equipamiento médico» aparecen cuatro tipos de herramienta. Cada uno está hecho para otra cosa, y la pregunta útil no es cuál es mejor, sino qué verificar antes de elegirlo.
La tabla continúa hacia la derecha
| Tipo | Para qué está hecho | Qué verificar antes de elegirlo |
|---|---|---|
| CMMS o GMAO de equipamiento médico | Gestiona el equipo médico con su vocabulario: nomenclatura de dispositivos (UMDNS/ECRI), hoja de vida y el registro que pide una auditoría | Que registre equipos de cualquier marca y cumpla los criterios de esta guía en una prueba con equipos propios |
| CMMS o GMAO generalista (industrial) | Gestiona activos genéricos (máquinas, flotas, edificios), sin el vocabulario del equipamiento médico | Si admite la nomenclatura de dispositivos médicos, la hoja de vida por número de serie y los campos que pide la norma del país, o si hay que adaptarlo |
| Módulo de activos o de mantenimiento de un HIS o de un ERP | El HIS registra al paciente (turnos, historia clínica, facturación) y el ERP, la administración de la institución. El CMMS registra al equipo, y los tres conviven | Si el módulo lleva la hoja de vida por número de serie, el preventivo por equipo con vencimientos y las órdenes de trabajo, o solo el activo fijo contable. Si el área técnica lo usa desde el piso |
| Planilla de cálculo | La OMS admite un CMMS sencillo armado con una hoja de cálculo o una base de datos que archive la información básica | Quién la actualiza, cómo avisa un vencimiento, cómo conserva el historial fechado y firmado y cómo se consulta junto al equipo |
La fila del HIS o del ERP no dice que esos módulos no resuelvan el mantenimiento: dice qué preguntar. La prueba es la misma para los cuatro tipos. La planilla es una opción que la OMS acepta, y el mismo documento agrega que un sistema computarizado facilita la gestión, sobre todo cuando el inventario es grande (Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico, 2011).
Comercial, de código abierto o propio: la OMS solo justifica el desarrollo propio si ningún sistema comercial cumple
La tabla continúa hacia la derecha
| Vía | Qué dice la OMS |
|---|---|
| CMMS comercial | Los sistemas comerciales varían en características. Hay que comparar los procedimientos de gestión vigentes con los del sistema: uno rígido, que obliga a alterar mucho el flujo de trabajo, da resultados poco satisfactorios. También cuentan la reputación y la experiencia del proveedor |
| Código abierto | El problema general es la falta de asistencia técnica y de actualizaciones, más los gastos ocultos de conseguir esa asistencia |
| Desarrollo propio | Solo se justifica cuando los programas comerciales no cumplen los requisitos del establecimiento. A favor: se adapta y la institución es dueña del código. En contra: depende de las personas que lo desarrollaron y tiene costos recurrentes de actualización |
Fuente: OMS, Sistema computarizado de gestión del mantenimiento (2012), apartado 4.2 y cuadro 3.
Cada criterio vale para cualquier tipo de sistema y se comprueba con datos propios
Cada criterio vale para cualquier sistema, sea un CMMS de equipamiento médico, uno generalista o el módulo de un HIS o de un ERP, y se comprueba con datos propios. Los datos de la ficha de cada equipo, campo por campo, están en Hoja de vida de equipos médicos: qué debe tener; cómo se releva y se etiqueta el parque, en Inventario de equipos médicos con código QR: cómo armarlo y mantenerlo al día.
Inventario
- Equipos de cualquier marca y fabricante
- Número de identificación único por equipo, más el número de serie del fabricante (OMS, 2011)
- Nomenclatura estándar de dispositivos, UMDNS o GMDN (OMS, 2011)
- Ubicación de cada equipo por servicio y por sede
- Estado operativo de cada equipo
Hoja de vida
- Historial por equipo, con la fecha y el autor de cada registro
- Mantenimientos preventivos y correctivos registrados en la hoja de vida (en Colombia, Res. 3100/2019, num. 11.1.3, crit. 2.2)
- Calibraciones registradas
- Documentos del equipo, como manuales y garantía
Mantenimiento
- Plantillas de preventivo con checklist
- Periodicidad y responsable por equipo
- Aviso antes del vencimiento
- Órdenes de trabajo para el correctivo
- Indicadores e informes, incluidos el tiempo de inactividad y el cumplimiento del preventivo (OMS, 2012)
En el piso
- Identificación física, con QR o código de barras, que abre la ficha del equipo
- Uso desde el teléfono
- Reporte de fallas por quien usa el equipo
Datos y servicio
- Importación y exportación de datos (OMS, 2012)
- Lugar donde se alojan los datos
- Roles y niveles de acceso por usuario (OMS, 2012)
- Política de copias de seguridad (OMS, 2012)
- Propiedad de los datos y forma de sacarlos al terminar el contrato
- Idioma de la aplicación y del soporte: según la OMS, la puesta en práctica es más eficaz con asistencia en el idioma local (2012)
La prueba se hace con equipos propios, no con una demostración genérica
La OMS pide comparar los procedimientos vigentes del área con los del sistema, y su ejemplo de solicitud de oferta espera que el proveedor haga una demostración a pedido del usuario. Con un primer conjunto de datos se prueban la creación de solicitudes de mantenimiento, la generación y la realización de órdenes de trabajo y la generación de informes (Sistema computarizado de gestión del mantenimiento, 2012).
Una prueba útil usa equipos propios de distintos servicios y marcas: cargar una muestra, programar un preventivo, abrir y cerrar una orden de trabajo, escanear una etiqueta desde el teléfono y exportar el resultado. Si el sistema obliga a cambiar el procedimiento del área para que algo funcione, eso aparece en la prueba y no después de la compra.
En KIBBO, el plan PRO se puede probar 60 días sin costo, con sus mismos límites.
El costo de un CMMS es el total, no la licencia
La OMS advierte que, además de los costos iniciales, un CMMS tiene gastos ocultos: las cuotas anuales de la licencia, las cuotas por almacenar un volumen de datos adicional, las de actualizaciones, las de uso de contraseñas y los costos del servicio de asistencia técnica (Sistema computarizado de gestión del mantenimiento, 2012).
El ejemplo de solicitud de oferta del mismo documento evalúa el precio por el costo total del CMMS durante 10 años, con la instalación, la puesta en funcionamiento, la capacitación, las pruebas y las licencias anuales. Es un ejemplo de la OMS, no una regla, pero muestra qué entra en la cuenta.
En Latinoamérica, que el sistema se pueda pagar desde el país, en qué moneda y con qué medio de pago, también es parte del costo total. Lo mismo la carga inicial y la capacitación: si se cobran aparte, entran en la comparación.
KIBBO gestiona equipos de cualquier marca; no es un HIS ni localiza equipos en tiempo real
KIBBO es la plataforma que gestiona el parque de equipos médicos de una institución de salud: inventario, mantenimiento, historial y trazabilidad, sin importar el fabricante del equipo. La tabla resume qué hace KIBBO, ordenado según los criterios de esta guía.
La tabla continúa hacia la derecha
| Criterio | En KIBBO |
|---|---|
| Multimarca | Gestiona el parque completo sin importar el fabricante y no requiere comprar equipamiento para usarlo |
| Identificación y nomenclatura | Cada equipo con serial, marca, servicio, edificio y estado. La ficha suma modelo, código UMDNS, fechas de fabricación y de compra, garantía y número de patrimonio |
| Hoja de vida | Historial de novedades, ubicación, órdenes y mantenimientos, cada registro con fecha, hora y usuario. La ficha admite adjuntar archivos, como manuales, certificados e imágenes, cada uno con usuario, fecha y descripción |
| Preventivo | Plantillas versionadas con campos tipo checklist. Cada mantenimiento con plantilla, responsable, periodicidad y fecha límite. KIBBO avisa antes del vencimiento y marca «Vencido» lo que pasó de fecha |
| Correctivo | Ticket con su orden de trabajo: quién reporta, quién atiende y en qué estado está cada intervención |
| En el piso | Código QR por equipo que abre la ficha, el historial y el próximo preventivo desde el teléfono. El QR se imprime desde la ficha de cada equipo o en lote desde el listado de equipos. Los Términos y condiciones de KIBBO permiten reportar novedades leyendo el QR, sin restricción de cantidad de personas |
| Proveedores | Cada proveedor vinculado a los equipos que atiende |
| Informes | Dashboard con la operatividad del parque. Informes por rango de fechas: tiempo de primera respuesta; mantenimientos realizados, programados y vencidos; actividad por usuario y por equipo; tercerizaciones y gasto por proveedor |
| Datos | API para exportar e importar datos, descarga de la información de cada equipo y exportación del listado de mantenimientos. Los datos son de la institución y se alojan en Amazon Web Services, en Estados Unidos: una transferencia internacional que la política declara y el usuario consiente. El tráfico viaja cifrado por HTTPS. KIBBO no registra datos de pacientes |
| Acceso | Cada usuario tiene un rol con permisos que define la institución, módulo por módulo: por ejemplo, consultar equipos sin editarlos o ejecutar mantenimientos. Los cambios de rol quedan registrados con fecha, hora y usuario |
| Uso, soporte y pago | Aplicación web, sin instalación ni servidores en la institución. Soporte online en español e inglés. Precios publicados en dólares y medios de pago internacionales |
Las preguntas sobre datos y seguridad tienen su página: Confianza y seguridad. El recorrido completo de la aplicación está en Cómo llevar el inventario y el mantenimiento de los equipos médicos.
La tabla continúa hacia la derecha
| Plan | Para qué parque | Precio y condiciones |
|---|---|---|
| LEEX | Hasta 1000 equipos, 3 usuarios, 1 edificio y 50 GB | Incluido para las instituciones que compraron equipos LEEX. Los equipos LEEX no vencen; los de otras marcas tienen 12 meses, que se renuevan con cada compra de equipos LEEX |
| PRO | Hasta 3000 equipos, 5 usuarios, 3 edificios y 200 GB | U$S 89 por mes más impuestos. 60 días de prueba sin costo |
| ENTERPRISE | Más de 3000 equipos, 5 usuarios o 3 sedes | Precio y límites a medida |
La implementación asistida se cobra aparte, con su propio presupuesto, y el software no depende de contratarla: la institución puede cargar su parque por su cuenta. Incluye la carga inicial, el pegado de los QR y la capacitación.
Lo que KIBBO no hace. No es un HIS: no administra turnos, historias clínicas ni facturación. No usa RFID ni localiza equipos en tiempo real. La notificación de tecnovigilancia la hace la institución por sus propios canales, ante su autoridad sanitaria. Y no cumple la norma por la institución: lleva el registro, pero no habilita ni acredita.
KIBBO fue creado por LEEX. LEEX instala y mantiene equipos médicos desde 1986, con más de 30.000 equipos y presencia en más de 7 países.
Si la compra va por licitación, cada criterio se escribe como una función
Cuando la compra va por licitación, los criterios de esta guía se escriben como requisitos de función y no de marca: pedir la función, no la marca, deja un requisito verificable sin cerrar la competencia. Esta guía sirve para evaluar; el pliego, para exigir. Los requisitos ya redactados están en Qué pedir en un pliego de licitación para gestión de tecnología médica.
Alcance y fecha de revisión
Esta guía es informativa y se revisó el 2026-11-04. Compara tipos de solución, no productos, y no reemplaza la evaluación que cada institución hace con sus propios equipos, procedimientos y normas.
Fuentes (consultadas el 2026-11-04)
La tabla continúa hacia la derecha
| Norma o documento | URL |
|---|---|
| OMS, Sistema computarizado de gestión del mantenimiento, Serie técnica sobre dispositivos médicos (2012) | https://www.who.int/es/publications/i/item/9789241501415 · https://iris.who.int/server/api/core/bitstreams/114953c5-8a32-44f2-a2fa-3d8268d98b18/content |
| OMS, Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico (2011) | https://www.who.int/es/publications/i/item/9789241501392 · https://iris.who.int/server/api/core/bitstreams/cacf6952-05e5-4cf7-839e-73e13359b098/content |
| Res. 3100 de 2019, MinSalud, Colombia, num. 11.1.3, compilación INVIMA | https://normograma.invima.gov.co/compilacion/docs/resolucion_minsaludps_3100_2019.htm |
| Res. MSAL 2725/2023, Anexo I, Argentina | https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/390000-394999/391239/res2725-1.pdf |
Preguntas frecuentes
- ¿Qué diferencia hay entre un CMMS y el módulo de mantenimiento de un HIS o un ERP?
- El CMMS registra al equipo médico: su inventario, su hoja de vida y su mantenimiento. El HIS registra al paciente (turnos, historia clínica, facturación) y el ERP, la administración de la institución. Si un HIS o un ERP trae un módulo de mantenimiento, lo que se verifica es si lleva la hoja de vida por número de serie, el preventivo por equipo con vencimientos y las órdenes de trabajo, o solo el activo fijo contable.
- ¿Una planilla de cálculo sirve como CMMS?
- Puede servir como un CMMS sencillo: la OMS admite uno armado con una hoja de cálculo o una base de datos que archive la información básica (Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico, 2011). Lo que una planilla no hace por sí sola es avisar qué mantenimiento está por vencer, conservar quién y cuándo cargó cada registro de cada equipo ni consultarse desde el teléfono junto a la máquina.
- ¿Conviene desarrollar un CMMS propio?
- Según la OMS, solo se justifica cuando los programas comerciales no cumplen los requisitos del establecimiento. A favor, se adapta a la institución, que es dueña del código. En contra, depende de las personas que lo desarrollaron y tiene costos recurrentes de actualización.
- ¿Qué costos tiene un CMMS además de la licencia?
- La OMS nombra como gastos ocultos las cuotas anuales de la licencia, las cuotas por almacenar un volumen de datos adicional, las de actualizaciones, las de uso de contraseñas y el servicio de asistencia técnica. Su ejemplo de solicitud de oferta compara el costo total durante 10 años, con instalación, puesta en funcionamiento, capacitación, pruebas y licencias anuales.
KIBBO lleva el inventario de equipos de cualquier marca con un código QR por equipo, la hoja de vida de cada uno, el preventivo con sus vencimientos y las órdenes de trabajo del correctivo.