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Qué pedir en un pliego de licitación para gestión de tecnología médica
Un pliego para un sistema de gestión de tecnología médica debería pedir seis bloques: inventario multimarca, hoja de vida por equipo, gestión de mantenimiento preventivo y correctivo, trazabilidad, tratamiento de datos conforme a la Ley 25.326, y soporte e implementación. El error más común es describir funciones sueltas sin pedir que estén conectadas entre sí, que es de donde sale el valor. Este es el checklist, bloque por bloque.
Antes del checklist: nombrar bien la categoría
La categoría se llama GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador) o CMMS (Computerized Maintenance Management System). Son sinónimos. Nombrar la categoría correcta en el pliego evita respuestas de proveedores que ofrecen software de gestión clínica o de inventario de insumos, que son cosas distintas.
Checklist de requisitos para el pliego
Inventario del parque
- Carga de equipos de cualquier marca y modelo
- Identificador único por equipo + número de serie del fabricante
- Clasificación con nomenclatura estándar (UMDNS/ECRI)
- Organización por servicio y por sede
- Estado de operatividad por equipo
Hoja de vida por equipo
- Registro cronológico completo por equipo
- Datos de instalación, garantía y calibración
- Historial de preventivos y correctivos asociado al equipo
Mantenimiento preventivo y correctivo
- Cronograma de preventivos con frecuencia por equipo
- Aviso anticipado de vencimientos
- Gestión de órdenes de trabajo (correctivo)
- Asignación de responsable por tarea
Trazabilidad
- Reconstrucción de la historia completa de cada equipo
- Identificación física del equipo vinculada a su ficha (p. ej. QR)
- Registro de traslados y bajas
Datos y seguridad
- Cumplimiento de la Ley 25.326 de datos personales
- Definición de dónde se alojan los datos
- Roles y permisos de acceso
- Respaldo y recuperación de la información
Soporte e implementación
- Carga inicial del parque (relevamiento y etiquetado)
- Capacitación del personal
- Soporte durante el uso
- Condiciones de migración y salida de datos
Cómo redactar un requisito sin cerrarlo a un solo proveedor
Un pliego que copia la ficha de un producto puntual queda impugnable. La forma correcta es pedir la función, no la marca: en lugar de "debe tener el módulo X de la empresa Y", pedir "debe permitir programar mantenimientos preventivos con aviso anticipado de vencimiento". La función es verificable y no cierra la competencia.
KIBBO cubre los seis bloques de este checklist. Tiene además un servicio con costo propio, contratado aparte de la licencia —la implementación asistida—, que incluye la carga inicial del parque y la capacitación.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo se llama la categoría de software que hay que pedir?
- GMAO o CMMS. Son sinónimos: gestión del mantenimiento de activos, aplicada al equipamiento médico. Conviene nombrar ambas para que ningún proveedor quede afuera por vocabulario.
- ¿Qué es lo que más se olvida pedir en estos pliegos?
- Que las funciones estén conectadas (inventario → hoja de vida → mantenimiento → trazabilidad) y el bloque de datos y salida de información. Sin pedir la salida de datos, la institución queda atada al proveedor.
- ¿La carga inicial del parque entra en la licencia?
- En KIBBO, la carga inicial y la capacitación son parte de la implementación asistida, que se contrata aparte con costo propio. Conviene que el pliego lo pida como ítem separado y explícito.
KIBBO cubre los seis bloques de este checklist. Un asesor lo ayuda a armar o evaluar el pliego.