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Inventario de equipos médicos con código QR: cómo armarlo y mantenerlo al día
Un inventario de equipos médicos con código QR se arma en tres pasos: relevar cada equipo en su lugar, asignarle un número de identificación único vinculado a su ficha y pegarle una etiqueta con el código, que abre esa ficha desde el teléfono. La OMS describe el relevamiento inicial: un grupo de trabajo, con un usuario que conozca los equipos y un técnico o ingeniero, visita todos los departamentos y comprueba cada equipo; después, el inventario se actualiza con cada cambio y se revisa una vez por año (Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico, 2011). La etiqueta identifica al equipo dentro de la institución: no reemplaza al número de serie ni al identificador que pone el fabricante.
El relevamiento se hace equipo por equipo, en su lugar
Para la OMS, la recopilación inicial de datos es el primer paso para establecer un programa eficaz de gestión de tecnología sanitaria, y el más crucial. Un grupo de trabajo, formado por un usuario final que conozca los equipos y un técnico, ingeniero u otro responsable formado, visita todos los departamentos y registra los datos de cada equipo. Puede hacer falta abrir cajones y buscar en armarios y cuartos de material.
El relevamiento suele sacar a la luz equipos obsoletos o que ya no se pueden reparar, y es la oportunidad para darlos de baja. El documento de la OMS trae un formulario de recopilación en su apéndice B y recomienda, en un centro nuevo, recopilar los datos antes de la puesta en marcha.
En el relevamiento se toman, como mínimo, el número de identificación, el tipo de equipo con nomenclatura estándar (UMDNS o GMDN), el fabricante, el modelo, el número de serie, la ubicación y el estado. La lista completa de la OMS está en Hoja de vida de equipos médicos: qué debe tener. Cómo encaja el inventario en el programa de mantenimiento: Cómo organizar el mantenimiento del parque de equipos médicos de un hospital.
En KIBBO, el parque se carga equipo por equipo o de una vez por importación. La implementación asistida es un servicio aparte, con su propio presupuesto: si la institución prefiere no hacer la carga, KIBBO ofrece la carga inicial, el pegado de los QR y la capacitación.
Qué equipos entran lo decide el área técnica, con un criterio explícito
Según la OMS, el departamento responsable, ingeniería clínica o mantenimiento de equipo médico, decide qué equipos entran. Algunas organizaciones incluyen todos los dispositivos, incluso los pequeños como estetoscopios y termómetros, algo que puede ser poco práctico en una organización grande. Otras usan un método basado en el riesgo: la AAMI pide que los criterios de inclusión tengan en cuenta la función del equipo, sus riesgos físicos, sus necesidades de mantenimiento y su historial de incidencias, y el documento cita el algoritmo de Fennigkoh y Smith (1989) en su apéndice A.
Los equipos arrendados o prestados por un periodo prolongado también entran. En México, el Estándar 25 del Manual del Consejo de Salubridad General (2026) pide el listado de equipos propios, en comodato o arrendados.
El criterio de equipos críticos que nombra cada regulador está en Cómo armar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos médicos.
Un número único por equipo, y todo atado a ese número
La OMS indica asignar a cada equipo un número de identificación único y vincular a ese número toda la información: el historial de mantenimiento y reparaciones, los preventivos y los repuestos. Una vez asignado, el equipo se marca con su número. El sistema lo define el departamento de ingeniería clínica, y la OMS describe tres.
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| Sistema de numeración (OMS) | Cómo es |
|---|---|
| Secuencial | El más simple. El número no dice nada del equipo y requiere una lista maestra con copia de seguridad |
| Codificado | Partes del código indican el tipo de equipo, el fabricante y la unidad |
| Código de barras | Adhesivos con el código y un lector |
Con un sistema computarizado, el código «inteligente» puede no hacer falta: la información del equipo se consulta tecleando el número.
En KIBBO, cada equipo tiene un código QR asignado por KIBBO, además de su número de serie del fabricante y de un campo para el número de patrimonio de la institución.
QR, código de barras o RFID: tres tecnologías, tres usos
Código de barras. Según la OMS, requiere un lector y un programa que asocie el código a la información del equipo, y exige un suministro permanente de adhesivos.
Código QR. Se lee con la cámara del teléfono. En KIBBO, desde el teléfono, el QR abre la ficha del equipo, su historial y su próximo preventivo.
RFID y localización en tiempo real. La OMS señala que los sistemas de identificación por radiofrecuencia son «cada vez más comunes» (Sistema computarizado de gestión del mantenimiento, 2012). Un sistema de localización en tiempo real es otra tecnología, con otro fin: saber dónde está un equipo en cada momento. KIBBO no usa RFID ni localiza equipos en tiempo real. Por qué identificar físicamente cada equipo: Trazabilidad de equipos médicos en el hospital: qué es y qué exige la norma.
La etiqueta lleva el código y el número legible, y no reemplaza al UDI
La OMS recomienda que el número de identificación de inventario asociado al código también figure impreso en la etiqueta, para cuando no haya un lector a mano. Aplicado al QR: el código y el número legible, en la misma etiqueta.
Como criterio práctico, sin norma que lo fije: la etiqueta va en un lugar visible, sin tapar la placa de datos del fabricante, las rejillas ni los conectores, sobre una superficie que tolere la limpieza habitual del equipo.
La etiqueta del inventario no es el UDI (identificador único del dispositivo), que pone el fabricante en la etiqueta del producto. En Estados Unidos, la FDA define el UDI como un código con un identificador del dispositivo (el modelo) y, según el caso, un identificador de producción (lote, número de serie, fechas), en texto legible y en una forma que lee una máquina. El QR del inventario identifica el equipo dentro de la institución. Los dos conviven.
En KIBBO, el código QR de cada equipo lo asigna KIBBO, y la institución lo imprime desde la ficha del equipo o en lote desde el listado de equipos, con plantillas de impresión configurables. El sticker se pega en la máquina. La implementación asistida, que se cobra aparte con su propio presupuesto, incluye el pegado de los QR.
El inventario se actualiza con cada cambio y se revisa una vez por año
Según la OMS, el inventario se actualiza cada vez que cambia la información. Un equipo nuevo, comprado o donado, entra antes de comenzar a usarse, y se registran los cambios de ubicación o de estado, las actualizaciones de software o de firmware y los mantenimientos.
Además, una auditoría o revisión anual: ingeniería clínica visita cada departamento, comprueba los datos de cada equipo y pasa los cambios a la ficha principal.
En KIBBO, un traslado se registra editando el edificio y el servicio del equipo, y una baja, cambiando su estado con una observación del motivo. El historial guarda cada registro con fecha, hora y usuario. Los Términos y condiciones de KIBBO permiten reportar novedades leyendo el código QR del equipo, sin restricción de cantidad de personas: quien usa el equipo puede avisar una falla desde ahí.
Lo que se define antes de pegar la primera etiqueta
Definiciones del inventario
- Quién integra el grupo de relevamiento: un usuario que conozca los equipos y un técnico o ingeniero
- Qué equipos entran y con qué criterio
- Qué sistema de numeración se usa: secuencial, codificado o código de barras
- El número de identificación impreso y legible en la etiqueta, junto al código
- Los datos mínimos que se toman de cada equipo
- La regla de alta: todo equipo nuevo, comprado o donado, entra al inventario antes de su primer uso
- La fecha de la revisión anual
La norma pide un inventario actualizado; en Argentina, también la impresora de etiquetas
En Argentina, el Anexo I de la Res. MSAL 2725/2023 pide un sistema informático con herramientas para generar un inventario digital de los PMA. Entre el equipamiento del «Área de gestión de PMA», el sector destinado a la gestión técnica y la trazabilidad del PMA, figura una «Impresora de etiquetas/código de barras para identificación del PMA». Y entre los indicadores de resultado, el «Grado de avance de trazabilidad de los PMA en el inventario».
En Colombia, la Res. 3100/2019 (num. 11.1.3, crit. 1) pide la relación de equipos biomédicos con nombre, marca, modelo, serie, registro sanitario o permiso de comercialización (cuando lo requiera) y clasificación por riesgo (cuando el equipo lo requiera). En México, el Estándar 25 del Manual del Consejo de Salubridad General (2026) pide el listado actualizado de equipos propios, en comodato o arrendados. En Chile, la pauta de acreditación del ámbito EQ pide el programa de mantenimiento de los equipos críticos.
El detalle de cada país está en Qué registros de mantenimiento de equipos médicos exige cada país.
Planilla o software: el inventario puede vivir dentro de un CMMS
La OMS acepta el inventario en papel y agrega que un sistema computarizado facilita la gestión, sobre todo en inventarios grandes. El inventario puede integrarse en un CMMS, que une en un mismo sistema el inventario, el historial y las órdenes de trabajo.
En KIBBO, todo el parque está en una lista, cada equipo con su serial, su marca, su servicio, su edificio, su estado y su código QR, que abre la ficha en el piso. La hoja de vida guarda el historial fechado y firmado por quien cargó cada registro. KIBBO trabaja con equipos de cualquier marca y tiene una API para exportar e importar datos. El recorrido completo está en Cómo llevar el inventario y el mantenimiento de los equipos médicos.
Alcance y fecha de consulta
Esta guía resume documentos de la OMS y de la FDA y normas de Argentina y Colombia consultados el 2026-11-04 en sus fuentes oficiales. Los textos de México y de Chile salen de la guía por país, consultada el 2026-09-25. Es informativa y no reemplaza el asesoramiento normativo: las normas cambian, y cada institución confirma con su autoridad sanitaria qué versión le aplica.
Fuentes (consultadas el 2026-11-04 y el 2026-09-25)
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Preguntas frecuentes
- ¿Cómo se hace un inventario de equipos médicos?
- Un grupo de trabajo, con un usuario que conozca los equipos y un técnico o ingeniero, recorre todos los departamentos y registra cada equipo en su lugar: número de identificación, tipo, fabricante, modelo, número de serie, ubicación y estado. A cada equipo se le asigna un número único y se le pega una etiqueta, por ejemplo con código QR, que abre su ficha. Después, el inventario se actualiza con cada cambio y se revisa una vez por año, como describe la OMS.
- ¿Qué equipos médicos se incluyen en el inventario?
- Lo decide el área de ingeniería clínica o de mantenimiento. Según la OMS, algunas organizaciones incluyen todos los dispositivos, incluso estetoscopios y termómetros, y otras usan un criterio basado en el riesgo, la función, las necesidades de mantenimiento y el historial de incidencias. Los equipos arrendados o prestados por un periodo prolongado también entran.
- ¿Conviene un código QR o un código de barras para identificar equipos médicos?
- Depende de con qué se lee y de qué abre. El código de barras requiere un lector y un programa que asocie el código a la ficha del equipo. El código QR se lee con la cámara del teléfono. En los dos casos, la OMS recomienda que el número de identificación figure también impreso en la etiqueta, para leerlo sin lector.
- ¿El código QR del inventario reemplaza al número de serie?
- No. El número de serie lo asigna el fabricante y es uno de los datos mínimos de la ficha según la OMS. El QR del inventario identifica el equipo dentro de la institución y abre su ficha. Tampoco reemplaza al UDI, el identificador único que el fabricante pone en la etiqueta del producto.
- ¿Cada cuánto se revisa el inventario de equipos médicos?
- Se actualiza con cada cambio de ubicación, de estado o de software, con cada mantenimiento y con cada equipo nuevo, que entra antes de su primer uso. Además, la OMS indica una revisión anual en la que ingeniería clínica visita cada departamento y comprueba los datos de cada equipo.
KIBBO asigna un código QR a cada equipo, abre su ficha desde el teléfono y guarda en el historial las novedades, la ubicación, las órdenes y los mantenimientos, cada registro con fecha, hora y usuario; la baja queda como un cambio de estado con su motivo.