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Hoja de vida de equipos médicos: qué debe tener
La hoja de vida de un equipo médico es su registro completo: la ficha que lo identifica (nombre, marca, modelo, número de serie, ubicación, estado y proveedor) y el historial fechado de lo que se le hizo (mantenimientos preventivos y correctivos, calibraciones, traslados y baja). En Colombia es un requisito con nombre propio: la Res. 3100/2019 pide la hoja de vida de cada equipo biomédico con los registros de sus mantenimientos preventivos y correctivos; en México el equivalente es la bitácora por número de serie, y en Argentina, el historial o «Historia Clínica» de cada PMA. La OMS publica la lista de datos mínimos de la ficha de inventario de un equipo médico en Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico (2011).
La hoja de vida ata toda la historia del equipo a un único número
La OMS indica asignar a cada equipo un número de identificación de inventario único y vincular a ese número toda la información que se reúne sobre él: el historial de mantenimiento y reparaciones, los procedimientos y calendarios de mantenimiento preventivo y el uso de refacciones. La hoja de vida es ese conjunto: una ficha y un historial atados a un identificador.
Ese historial sirve para más que una auditoría. Según la OMS, el historial de funcionamiento y mantenimiento se usa para diagnosticar averías, para evaluar la compra de equipos similares y para decidir cuándo sustituir, retirar o eliminar un equipo.
La OMS da la lista de referencia; lo obligatorio es lo que pide la norma de cada país
La OMS separa los datos de inventario de un equipo médico en dos grupos: los mínimos y la información adicional (Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico, 2011, tabla 1). También aclara que cada centro tiene necesidades distintas y puede agregar los campos que le hagan falta. La lista es una referencia; lo obligatorio es lo que pide la norma de cada país.
Datos mínimos (OMS)
- Número de identificación de inventario, único por equipo
- Tipo de equipo con nomenclatura estándar (UMDNS o GMDN)
- Breve descripción y función
- Fabricante: nombre, dirección y contacto
- Modelo o número de catálogo
- Número de serie
- Ubicación física en el centro
- Estado operativo («en servicio» o «fuera de servicio») y el motivo
- Alimentación eléctrica
- Requisitos especiales de funcionamiento o de mantenimiento
- Fecha de alta en el inventario y de la última actualización
- Proveedor del servicio de mantenimiento: contacto y, si es externo, contrato y vigencia de la garantía
- Proveedor de compra
Información adicional (OMS)
- Versión de software y de firmware
- Departamento propietario
- Costo y fecha de compra
- Vencimiento de la garantía
- Fecha de instalación y resultado de las pruebas de aceptación
- Evaluación de seguridad y de riesgos
- Calendario y procedimientos de mantenimiento preventivo
- Fecha y resultado de las calibraciones, y fecha de las próximas
- Accesorios y repuestos asociados
- Año de fabricación y vida útil prevista
- Historial de funcionamiento y mantenimiento
- Historial de alertas de retiro y de peligros notificados
En Colombia, la Res. 3100/2019 (num. 11.1.3, crit. 1) fija un mínimo para la relación de equipos biomédicos: nombre, marca, modelo, serie, registro sanitario o permiso de comercialización (cuando lo requiera) y clasificación por riesgo (cuando el equipo lo requiera).
En KIBBO, la ficha de cada equipo lleva serial, marca, modelo y código UMDNS; el servicio y el edificio donde está; su estado (Operativo, No operativo, Pendiente de gestionar o Dado de baja); las fechas de fabricación y de compra, la garantía, la condición de tenencia, por ejemplo un leasing, y el número de patrimonio. Cada equipo tiene, además, su código QR. Cómo se relevan esos datos en el parque: Inventario de equipos médicos con código QR: cómo armarlo y mantenerlo al día.
Con el equipo se archivan sus manuales, su garantía y sus pruebas de aceptación
En Argentina, el Anexo I de la Res. MSAL 2725/2023 pide inventarios actualizados de los PMA, de los manuales de usuario y de servicio técnico, de los repuestos y accesorios, y de las herramientas y equipos de calibración.
La OMS incluye en la ficha la fecha de instalación y los resultados de las pruebas de aceptación, que sirven como base para documentar el historial de mantenimiento, y la vigencia de la garantía. En México, entre las evidencias del Estándar 25 del Manual del Consejo de Salubridad General (2026) figuran los reportes firmados del proveedor y los certificados de calibración vigentes de los instrumentos de medición.
En KIBBO, la ficha registra la garantía del equipo y admite adjuntar archivos, como manuales, certificados, imágenes y otra documentación; cada archivo queda con el usuario que lo cargó, la fecha y una descripción. La información de cada equipo se puede descargar.
La norma pide cada preventivo y correctivo en la hoja de vida, y la OMS suma cada traslado y cambio de estado
En Colombia, el crit. 2.2 del num. 11.1.3 de la Res. 3100/2019 nombra la hoja de vida y sus registros: «Hoja(s) de vida del(los) equipo(s) biomédicos(s), con los registros de los mantenimientos preventivos y correctivos, según corresponda». El crit. 2.1 pide el programa de mantenimiento preventivo según las recomendaciones del fabricante o un protocolo propio. En México, la NOM-016-SSA3-2012 establece que las acciones de mantenimiento «deberán ser registradas en las bitácoras correspondientes» (num. 5.1.13.1).
La OMS agrega cuándo se toca la ficha: ante cualquier modificación, sea un cambio de ubicación o de estado, una actualización de software o de firmware, o una tarea de mantenimiento o reparación. En Argentina, el Anexo I de la Res. 2725/2023 ordena el ciclo de vida del PMA en siete procesos, del alta de inventario a la baja final; el detalle está en Trazabilidad de equipos médicos en el hospital: qué es y qué exige la norma.
En KIBBO, el historial de cada equipo reúne novedades, ubicación, órdenes y mantenimientos, cada registro con fecha, hora y usuario. Cada preventivo tiene su plantilla versionada (campos Sí/No y numéricos, con criterios de aceptación opcionales), un responsable, una periodicidad y una fecha límite; al realizarlo se registran la fecha de ejecución y los campos de la plantilla, y queda programado el próximo. KIBBO avisa antes del vencimiento y marca «Vencido» lo que pasó de fecha. Cada falla abre un ticket con su orden de trabajo. Un traslado se registra editando el edificio y el servicio; una baja, cambiando el estado con una observación del motivo. Una reparación, un cambio de pieza o una calibración quedan en ese historial cuando se cargan como novedad u orden de trabajo.
Cómo se arma el plan que alimenta esos registros: Cómo armar el plan de mantenimiento preventivo de los equipos médicos.
Hoja de vida, bitácora, historial: el mismo registro con otro nombre
La obligación de fondo se repite en los cuatro países; cambia el nombre del registro y la norma que lo pide.
La tabla continúa hacia la derecha
| País | Cómo se llama el registro | Norma de base |
|---|---|---|
| Argentina | Historial («Historia Clínica») de cada PMA | Ley 26.906; Res. MSAL 2725/2023 |
| Chile | Constancia de ejecución (la pauta no fija formato) | Estándar General de Acreditación, ámbito EQ |
| Colombia | Hoja de vida del equipo biomédico | Res. 3100/2019, num. 11.1.3; Dto. 4725/2005 |
| México | Bitácora por número de serie | NOM-016-SSA3-2012; Manual CSG 2026, Estándar 25 |
En el uso hospitalario de Chile se dice «mantención» donde otros países dicen «mantenimiento». Quién controla el registro en cada país y qué norma rige la tecnovigilancia: Qué registros de mantenimiento de equipos médicos exige cada país.
Se actualiza con cada cambio y se revisa una vez por año
Según la OMS, el inventario se actualiza siempre que cambia la información. Un equipo nuevo, comprado o donado, entra al inventario antes de que comience a usarse, y también entran los equipos arrendados o prestados por un periodo prolongado. Una vez por año, una revisión visita cada departamento y comprueba los datos de cada equipo.
En México, el Estándar 25 del Manual del Consejo de Salubridad General (2026) pide el listado de equipos propios, en comodato o arrendados.
En KIBBO, cada cambio de ubicación queda en el historial del equipo con fecha, hora y usuario, y cada cambio de estado se registra con la observación de su motivo.
Papel, planilla o software: la OMS acepta los tres
La OMS considera perfectamente aceptable registrar el inventario en papel, admite un CMMS sencillo armado con una hoja de cálculo o una base de datos, y agrega que un sistema computarizado facilita la gestión, sobre todo si el inventario es grande. En un CMMS, cada tarea de servicio técnico se carga con el número de identificación del equipo, y cualquier persona con acceso al sistema consulta todo su historial. En Argentina, la Res. MSAL 2725/2023 pide un sistema de gestión y registros «preferiblemente CMMS».
En KIBBO, cada equipo tiene su hoja de vida, que se consulta desde el escritorio o desde el teléfono escaneando el código QR del equipo, con el historial fechado y firmado por quien cargó cada registro.
Qué comprobar al elegir el sistema que la lleve: Cómo elegir un software de gestión de equipamiento médico (CMMS) para hospitales.
Alcance y fecha de consulta
Esta guía resume un documento de la OMS y normas de Argentina y Colombia consultados el 2026-11-04 en sus fuentes oficiales. Los textos de México y la tabla de nombres por país salen de la guía por país, consultada el 2026-09-25. Es informativa y no reemplaza el asesoramiento normativo: las normas cambian, y cada institución confirma con su autoridad sanitaria qué versión le aplica.
Fuentes (consultadas el 2026-11-04 y el 2026-09-25)
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Preguntas frecuentes
- ¿Qué es la hoja de vida de un equipo biomédico?
- Es el registro completo del equipo: la ficha que lo identifica (nombre, marca, modelo, número de serie, ubicación, estado y proveedor) y el historial fechado de sus mantenimientos preventivos y correctivos, calibraciones, traslados y baja. En Colombia es el término normativo: la Res. 3100/2019 la exige para cada equipo biomédico dentro del estándar de dotación.
- ¿Qué datos mínimos lleva la hoja de vida de un equipo médico?
- La OMS lista como datos mínimos el número de identificación único, el tipo de equipo con nomenclatura UMDNS o GMDN, la descripción, el fabricante, el modelo, el número de serie, la ubicación, el estado operativo, la alimentación eléctrica, los requisitos especiales, las fechas de alta y de última actualización y los proveedores de mantenimiento y de compra. En Colombia, la Res. 3100/2019 pide como mínimo nombre, marca, modelo, serie, registro sanitario o permiso de comercialización y clasificación por riesgo, cuando correspondan.
- ¿La hoja de vida es obligatoria?
- En Colombia, sí: la Res. 3100/2019 la pide para habilitar servicios, con los registros de los mantenimientos preventivos y correctivos de cada equipo biomédico. Argentina, Chile y México piden un registro equivalente con otro nombre: el historial de cada PMA, la constancia de ejecución del preventivo y la bitácora por número de serie.
- ¿Cada cuánto se actualiza la hoja de vida?
- Con cada cambio. La OMS indica actualizar los datos del equipo ante un cambio de ubicación o de estado, una actualización de software o de firmware, o una tarea de mantenimiento o reparación, y hacer una revisión anual que compruebe los datos de cada equipo en cada departamento.
- ¿Qué diferencia hay entre hoja de vida y bitácora?
- Ninguna de fondo: son dos nombres para el registro de un equipo. Hoja de vida es el término normativo en Colombia (Res. 3100/2019) y bitácora, en México, donde la NOM-016-SSA3-2012 pide registrar el mantenimiento en las bitácoras correspondientes y el Consejo de Salubridad General pide bitácoras individuales por número de serie.
KIBBO guarda la hoja de vida de cada equipo: la ficha con serial y código UMDNS, el historial fechado y firmado, el preventivo con su plantilla y sus vencimientos, y el código QR que la abre desde el teléfono.