Gestión de proyectos para ingeniería clínica y mantenimiento
KIBBO organiza un trabajo por etapas, como una instalación o una adecuación, en un proyecto con dueño y fechas, y en actividades y tareas con responsable, fechas y dependencias. Mide el avance por actividades cerradas, muestra el orden en un Gantt y suma presupuesto y gastos si hacen falta.
Proyecto, actividades y tareas: quién hace qué y para cuándo
Un proyecto en KIBBO tiene nombre, dueño, fecha de inicio y de fin, y cuatro estados: Planificación, En curso, Pausado y Cerrado. El trabajo se divide en actividades, cada una con responsable, inicio, fin y estado, y cada actividad, en tareas con responsable y un vencimiento con fecha y hora. Las actividades se ven agrupadas por estado o en una sola lista.
Qué actividad espera a otra: las dependencias
Una actividad puede depender de otra: la instalación de un equipo, por ejemplo, de la preparación del espacio. En la lista y en el Gantt se lee «Bloqueado por» y el nombre de la actividad previa, con la regla que fija la pantalla: «No puede arrancar ni cerrarse hasta que estas terminen.» La ficha del proyecto cuenta cuántas actividades están bloqueadas.
El avance: actividades cerradas sobre el total
KIBBO calcula el avance como el porcentaje de actividades cerradas sobre el total: dos de seis cerradas dan un 33 %. Cada actividad cuenta igual y el número no mide el avance físico. Una actividad se cierra sola al completarse sus tareas, si no le quedan bloqueos. La ficha muestra además el plazo hasta la fecha de fin y las actividades atrasadas y bloqueadas.
El Gantt, por días, semanas o meses
El Gantt ubica cada actividad en el calendario, con una barra del color de su estado, y despliega sus tareas. La escala cambia entre días, semanas y meses, con marcas para el inicio, el día de hoy y el fin. Cada fila muestra el responsable y la dependencia, si la hay, y abre el detalle de la actividad. Las fechas se cambian desde ese detalle, no sobre el Gantt.
Presupuesto y gastos, si el proyecto los necesita
El presupuesto es opcional: un proyecto que empieza sin él lo puede sumar después. Se carga en pesos o en dólares, con límites por actividades, por rubros o solo para el total. Cada gasto va a una cuenta del plan de cuentas y, si corresponde, a una actividad y a una tarea, con su comprobante. KIBBO muestra el total, lo gastado, lo disponible y lo que falta asignar.
Los documentos del proyecto, en un lugar
La pestaña Archivos reúne «Planos, contratos, fotos o cualquier documento del proyecto», hasta 10 MB por archivo. El comprobante de cada gasto queda también ahí, y cada actividad guarda además sus propios archivos. Para compartir el estado del trabajo, la lista de proyectos se exporta a Excel y cada proyecto tiene la opción de descargar su WBS.
Qué no hace Proyectos
Proyectos organiza el trabajo dentro de una misma cuenta: no se comparte entre la cuenta de un hospital y la de su proveedor de servicio técnico. Las actividades y los gastos no se vinculan solos con el inventario, las compras ni las órdenes de trabajo. Y no dejar registrar un gasto excedido vale dentro de KIBBO: no frena una compra ni un pago hechos por fuera.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el avance de un proyecto en KIBBO?
Como el porcentaje de actividades cerradas sobre el total del proyecto: la ficha lo muestra, por ejemplo, como «2 de 6 actividades cerradas» y 33 %. Cada actividad cuenta igual, y el número no mide el avance físico. Una actividad se cierra sola cuando se completan sus tareas y no le quedan bloqueos.
¿Se puede usar Proyectos sin cargar un presupuesto?
Sí. Al crear un proyecto se elige «Con presupuesto» o «Sin presupuesto». Sin presupuesto, el proyecto funciona con actividades, tareas, responsables, fechas, dependencias y Gantt, y el presupuesto se puede agregar después. Una vez cargado, el presupuesto ya no se puede quitar.
¿Qué pasa si un gasto supera el presupuesto del proyecto?
Depende de lo que se eligió al crear el proyecto: «Registrarlo y avisar al dueño» o «No dejar registrarlo». La segunda opción impide cargar en KIBBO un gasto que pasa el límite cargado, por actividad, por rubro o del total. No impide una compra ni un pago hechos fuera del sistema.
¿Quién puede ver los importes de un proyecto?
Quien tenga permiso para verlos. En KIBBO, los montos del presupuesto y de los gastos dependen de los permisos de cada usuario: ser dueño del proyecto no alcanza, por sí solo, para ver o editar el presupuesto.
¿En qué planes de KIBBO está Proyectos?
En todos. Proyectos está disponible en todos los planes de KIBBO.
El plan y su seguimiento, en el mismo lugar.
Proyectos está disponible en todos los planes de KIBBO.